上班族常用工具－EXCEL小教室 (一)

各位親估好～ Tina今天要來分享出社會後上班族們最常用到的Excel

學生時期比較常用的是Word, PowerPoint等程式，對於Excel的技巧與一些好用的訣竅和公式，許多人都沒有太多概念

不少身邊的人都是畢業後坐在辦公室打開電腦，開始收到主管轟炸要求做報表分析各種資料才發覺頭越來越疼，只好上網搜尋或是向朋友求救 😭

((小聲說 Tina本身對於一些資訊知識就有很大興趣，也因此大學時就有自習Excel的相關技巧課程，考取TQC企業人才技能合格證書中辦公室軟體應用類的Excel進階級(///▽/// ))

術科裡面會應用不少在辦公室報表中會使用的公式及作法，此證照相關書籍內也會有詳細的步驟教大家如何使用Excel做出理想中的報表資料來給主管😉

⭐Tina使用的Excel版本是Office 365，英文介面

⭐可以放大圖片看得比較清楚，基本上Tina都有在功能欄位旁邊翻譯

在工具列上方「閱覽View」的功能分類裡，可以看到黃框『凍結窗格Freeze Panes』的選項

在對於檔案很多欄位，超過桌面介面一頁能顯示的資料報表就很需要這功能。如：只想看第二欄和最後一欄資料，但是要一直移動下方橫條往右很麻煩。此時選擇凍結第二欄窗格，在把橫條往後拉至最後一欄想看的資料就OK了😉

或者是橫列資料很多，但是第一列是標題項目，不想往下滑動時比對不到。此時選擇凍結窗格中第二個凍結最上方橫列，這樣往下拉資料比對時就沒問題😉

在工具列上方「資料Data」的功能分類裡，有可以看到黃框『篩選Filter』

選取橫列標題項目，按下篩選Filter，就可以看到這一整欄有哪些不同種類的資料，再挑選出單一想查閱的名稱。

像是：好多筆訂單中，只想看A型號的所有資料，就可以用篩選功能Filter出A型號，這樣頁面就能把其餘型號的資料先隱藏起來。

在工具列上方「資料Data」的功能分類裡，有可以看到黃框『去除重複Remove Duplicates』

這功能超級推薦給各位，這樣一個小按鈕就可以幫你把重複的資料刪除，剩下唯一一筆。

像是：超級爆多筆數目訂單中，想了解到底客人總共下了多少品項。可以複製商品項目欄位，然後使用去除重複這功能，Excel就會幫你只留下一個項目，之後可以再用SUMIF公式去代出各品項的數量。(IF系列公式之後會有文章介紹😊)

🔺選取想要去除重複的欄位範圍後，Excel會詢問你是否要一併延伸至其他欄位幫你刪除資料。若是選擇不要只需要去除重複選擇的欄位，那其他欄位資料就會保持不會變動，但是這樣就會導致橫列其他若有關連的資料顯示有誤。

🔺建議是選取想要去除重複的欄位範圍後，直接也延伸至其餘欄位。這樣若是訂單品項在橫列有連結品項敘述貨是金額，才會跟著一起連動，不會跑掉唷～

再來是本次分享教室，最後一節，也是Tina覺得絕對要學會的一個公式『VLOOKUP』

此公式用於需要連結搜尋到其他試算表Sheet的資料，或是同頁試算表中資料也可行。

主要就是指定項目搜尋範圍內想要連結的資料

在空白格輸入”＝” 後，輸入”VLOOKUP” + “(要比對查詢的數值, 搜尋的內容表格範圍, 在搜尋範圍的欄位數, TRUE/FALSE)”

舉例來說，我想要搜尋A2這個數值在另一個UPC#表格中是多少代號。

首先要先確定搜尋的UPC#表格中有存在這個查詢數值，沒問題後就開始輸入我們的公式。

“=VLOOKUP(A2, 選取試算表有A2的那整欄位~UPC#的數值欄位, 需要對應第幾欄資料, FALSE)”

🔺這邊說明VLOOKUP公式中，需填入的最後一項資料，1/TRUE 或是0/FALSE，TRUE表示：大約符合；FALSE表示：完全符合。

基本上要做精確的資料，我們都是使用FALSE完全符合，才能在試算表中利用公式代出正確的數值資料。

TRUE大約符合是給像是老師在評學生成績有分級數(80~90, 90~100)，所以如果使用完全符合，成績是91分這樣公式就會代不出來。