上班族常用工具－EXCEL小教室 (二)

歡迎來到本週Tina的Excel小教室第二堂課－ IF系列常用公式 😊

各位親估有上完Tina開的第一堂課了嗎？ \^o^/ 還沒上的或是忘記補課的，趕緊來去複習唷，<上班族常用工具－EXCEL小教室 (一)>

本週課堂重點是IF系列常用公式，Tina歸納出一些同事姊姊常來向我詢問，可以應用在訂單報表資料上節省許多時間的Excel公式，Tina會結合實際例子來分享

使用的Excel版本是Office 365，英文介面

可以放大圖片看得比較清楚，基本上Tina都有在功能欄位旁邊翻譯

在工具列上方「函數公式Formulas」的功能分類裡，可以看到黃框內有把各種公式分類，在『邏輯Logical』的選項中即有IF這函數

這是一個可以讓親估在指定值和預期結果間進行邏輯比較的函數

IF 函數可以有兩種結果：第一個結果是假設條件為 TRUE，第二個結果是假設條件為 FALSE

例如在儲存格中輸入，=IF(B2=”Yes”,1,2) ，表示若儲存格B2 = Yes，則傳回 1，相反則傳回2

IF在英文為「如果/假設」，因此我們有很多公式也都可以結合IF函數來做代入。

我舉一個同事姊姊詢問我的例子：因為報表資料匯出設定跑掉，導致商品的UPC code若是第一個數字為”0″的就都通通消失。想問因為訂單資料十分龐大無法手動一一修改，能否有公式幫忙代入補齊”0″在開頭？

🌞科普小知識：UPC(Universal Product Code)，是「統一商品編碼」的意思。主要使用在POS，收銀及倉儲管理上。標準為12位數字，不能使用英文字母。

在這個例子裡，使用上最萬無一失的IF函數公式就是Tina請同事姊姊代入的 =IF(LEN(G2)=11,0&G2,IF(LEN(G2)=12,G2))

此項公式意思就是，如果指定值G2的數字長度LEN等於11的話，請回傳值”0&G2″；如果指定值G2的數字長度LEN等於12的話，請回傳原值G2

有親估可能會想說上面一開始，IF舉例不是只需填入若為TRUE顯示回傳1；FALSE就是顯示回傳2，所以應該把1改成”0&G2″；2改成”G2″就完成啦

這邊Tina寫的IF公式比較完整複雜，是為了避免若是出現UPC長度不是11也不是12的情況。此時就可以看到有一筆商品UPC只有10碼，這樣回傳值中就會出現”FALSE”來告訴我們這個商品的UPC數字不對，進而能再次檢查錯誤。

不然就會有下圖此情況發生唷 (┬┬﹏┬┬)

這張圖中我們可以看到，若是我們只使用最簡單的公式 =IF(LEN(G2)=11,0&G2,G2)

這樣若是商品UPC的長度只有10碼的話，是顯示不出來有誤的！！！這樣若是後續再做其他報表代入其餘函數就可能導致資料顯示錯誤，無法順利取得正確數值。

可以計算出指定儲存格在指定欄位範圍內共有多少筆資料

舉例若是一大串資料中，我們很難去篩選出每一個商品代碼後再記錄下此一代碼在此報表中有幾筆。

那此時我們就能結合上次Tina有分享的去除重複功能與COUNTIF函數來幫忙

先把B欄所有商品料號複製到C欄後，選擇C欄此欄去除重複，就會每個料號都只剩下一筆來做公式參考值

接著在想回傳的儲存格中輸入 =COUNTIF(B:B,C2)

此函數公式就是計算出在B欄此範圍內，指定值C2，一共有多少筆

再來到了本堂課最後一節，也是Tina覺得最最最實用的一個公式，尤其是需要統整結合訂單的親估們，調整好精神一起看完最後一個函數吧 ( •̀ ω •́ )✧

可以計算出指定儲存格，在指定範圍內對應的數量加總為多少

舉例若是許多張訂單中，我們要去計算出每項商品料號在幾百幾千筆訂單中加總起來訂購了多少數量

此時一樣先結合去除重複功能，再使用SUMIF函數就可以輕鬆計算出每個商品的總數目囉～

先把F欄所有商品料號複製到M欄後，選擇M欄此欄去除重複，這樣每個料號就會只剩一筆，好讓我們做後續的公式參考值

接著在想回傳的儲存格中輸入 =SUMIF(F:F,M2,H:H)

此函數公式就是計算出在指定值M2在F欄，對應到的數量H欄裡，加總後數量為多少

這樣就可以在此一訂單報表中快速的算出所有個個商品一共下單了多少數量 😉